I buoni pasto sono uno strumento sempre più utilizzato dalle aziende per fornire un beneficio aggiuntivo ai propri dipendenti. Si tratta di una forma di compenso accessoria che consente ai lavoratori di acquistare cibo e bevande presso esercizi convenzionati. Questi buoni rappresentano un vantaggio sia per i datori di lavoro che per i dipendenti, in quanto offrono benefici fiscali e contribuiscono a migliorare il benessere dei lavoratori. In questo articolo spiegheremo cosa sono i buoni pasto, come funzionano, quando spettano e quali sono le normative che li regolano.

Cosa sono i buoni pasto?

I buoni pasto sono dei voucher che vengono erogati dai datori di lavoro ai propri dipendenti per coprire, totalmente o parzialmente, il costo dei pasti durante la giornata lavorativa. Possono essere distribuiti in formato cartaceo o elettronico e sono utilizzabili presso una rete di esercizi convenzionati, che includono ristoranti, bar, supermercati e gastronomie. I buoni pasto non sono considerati parte della retribuzione in senso stretto, ma costituiscono un benefit accessorio con finalità di supporto alimentare.

In Italia, i buoni pasto sono regolamentati dalla normativa vigente e rappresentano uno degli strumenti di welfare aziendale più diffusi. Grazie ai vantaggi fiscali connessi, sono molto apprezzati sia dai datori di lavoro, che possono ottenere agevolazioni fiscali, sia dai lavoratori, che beneficiano di un contributo per la copertura delle spese alimentari senza subire tassazioni elevate.

Come funzionano i buoni pasto?

Il funzionamento dei buoni pasto è relativamente semplice. Il datore di lavoro decide di distribuire un certo numero di buoni ai dipendenti, generalmente uno per ciascun giorno lavorativo in cui il dipendente è presente in azienda. Ogni buono ha un valore nominale prestabilito, che può variare a seconda delle politiche aziendali, ma deve rispettare i limiti stabiliti dalla legge per poter beneficiare delle agevolazioni fiscali.

Formato dei buoni pasto

Esistono due principali formati di buoni pasto:

• Buoni pasto cartacei: sono simili a veri e propri “assegni” che il dipendente può utilizzare per acquistare cibo e bevande presso gli esercizi convenzionati. Ogni buono contiene un valore monetario fisso e può essere utilizzato per coprire, in tutto o in parte, il costo del pasto.
• Buoni pasto elettronici: funzionano in maniera simile a una carta di credito o di debito prepagata. Il dipendente riceve una tessera elettronica su cui vengono accreditati i buoni pasto mensilmente o con cadenza stabilita dall’azienda. La tessera viene utilizzata presso i punti vendita convenzionati tramite terminali POS, e il valore del buono viene scalato automaticamente dal saldo disponibile.

Dove si possono usare i buoni pasto?

I buoni pasto possono essere utilizzati presso una rete di esercizi commerciali convenzionati che accettano questo tipo di pagamento. La lista degli esercizi può includere:

• Ristoranti e pizzerie;
• Bar e caffetterie;
• Gastronomie;
• Supermercati (per l’acquisto di generi alimentari);
• Mense aziendali;
• Punti di ristoro autorizzati.

Va precisato che i buoni pasto non sono cumulabili tra loro. Di norma, infatti, non è possibile utilizzare più di un buono pasto per ogni singolo pasto o per acquistare beni alimentari che non siano destinati al consumo immediato (come alimenti confezionati che possono essere consumati successivamente).

Quando spettano i buoni pasto?

I buoni pasto spettano ai lavoratori che rientrano nelle categorie previste dalla normativa o dagli accordi aziendali e contrattuali. La distribuzione dei buoni pasto, infatti, non è obbligatoria per legge, ma è un’opzione a disposizione del datore di lavoro, che può decidere di offrirli come benefit. Tuttavia, vi sono alcune situazioni comuni in cui i buoni pasto sono previsti:

Dove si possono usare i buoni pasto?

Lavoratori dipendenti

I buoni pasto sono generalmente destinati ai lavoratori dipendenti di aziende pubbliche o private. Possono essere assegnati a coloro che lavorano su turni che prevedono una pausa pranzo o che lavorano lontano da casa, rendendo necessario l’acquisto di un pasto fuori sede. Solitamente, i buoni pasto spettano a chi è presente sul luogo di lavoro per l’intera giornata o comunque per un numero di ore sufficienti a giustificare una pausa pranzo.

Lavoratori part-time

Anche i lavoratori part-time possono avere diritto ai buoni pasto, ma la loro erogazione dipende dalla durata e dall’organizzazione della giornata lavorativa. Se il contratto prevede turni lunghi o interruzioni per la pausa pranzo, i buoni pasto possono essere concessi anche ai dipendenti part-time.

Lavoratori in smart working

Con la crescente diffusione dello smart working, una delle domande più frequenti è se i buoni pasto spettano anche ai lavoratori che operano da remoto. La normativa non stabilisce un obbligo per il datore di lavoro di erogare i buoni pasto in caso di lavoro agile, ma molti contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL) o accordi aziendali includono disposizioni in tal senso. Di fatto, è spesso lasciata alla discrezione del datore di lavoro la decisione di continuare a erogare i buoni pasto ai dipendenti in smart working, considerando che, in questa modalità, il dipendente non è tenuto a consumare un pasto fuori sede.

Condizioni per l’erogazione dei buoni pasto

L’erogazione dei buoni pasto è generalmente subordinata alla presenza fisica del dipendente sul luogo di lavoro. Di conseguenza, se un dipendente è assente per malattia, ferie o altre cause giustificate, non ha diritto ai buoni pasto per quei giorni. Inoltre, non è previsto il diritto ai buoni pasto per i lavoratori in cassa integrazione, poiché in tale condizione non svolgono attività lavorativa.

Ciò nonostante, la Cassazione con una sentenza recente, l’ordinanza 25840/2024 ha sancito il diritto dei lavoratori a ricevere i buoni pasto durante le ferie.

Valore dei buoni pasto e limiti fiscali

Il valore del buono pasto è stabilito dal datore di lavoro, ma esistono dei limiti fiscali oltre i quali i buoni pasto diventano soggetti a tassazione. Attualmente, la normativa prevede che:

• Per i buoni pasto cartacei, il limite di esenzione fiscale è di 4 euro per ogni buono. Ciò significa che se un buono pasto ha un valore superiore a 4 euro, l’importo eccedente viene tassato come reddito.
• Per i buoni pasto elettronici, il limite di esenzione è più alto, pari a 8 euro per ogni buono. Se il valore del buono elettronico supera gli 8 euro, la parte eccedente è soggetta a tassazione.

Questi limiti incentivano le aziende a preferire i buoni pasto elettronici, poiché offrono un margine di esenzione fiscale più ampio rispetto a quelli cartacei.

Vantaggi dei buoni pasto

L’utilizzo dei buoni pasto comporta una serie di vantaggi sia per il datore di lavoro che per il dipendente. Vediamoli nel dettaglio:

Vantaggi per il datore di lavoro

• Vantaggi fiscali: i buoni pasto sono deducibili ai fini fiscali entro i limiti previsti dalla legge, il che significa che il datore di lavoro può ottenere risparmi sulle imposte.
• Incentivo per i dipendenti: i buoni pasto rappresentano un beneficio che contribuisce a migliorare il benessere dei lavoratori, favorendo la loro motivazione e fedeltà all’azienda.
• Semplificazione amministrativa: soprattutto con l’utilizzo dei buoni pasto elettronici, le aziende possono semplificare la gestione dei benefit e ridurre i costi amministrativi legati alla distribuzione di buoni cartacei.

Vantaggi per il dipendente

• Nessuna tassazione (entro i limiti): i buoni pasto non sono considerati reddito tassabile entro i limiti di esenzione fiscale. Questo significa che i dipendenti possono ricevere un supporto per le spese alimentari senza incorrere in tassazioni.
• Ampia spendibilità: i buoni pasto possono essere utilizzati in una vasta gamma di esercizi convenzionati, offrendo flessibilità al dipendente nella scelta di dove acquistare il pasto o fare la spesa.
• Sostegno economico: il buono pasto rappresenta un risparmio significativo per i dipendenti, poiché riduce i costi legati al consumo dei pasti durante la giornata lavorativa.

Conclusione

I buoni pasto sono uno degli strumenti più diffusi di welfare aziendale, rappresentando un beneficio per dipendenti e datori di lavoro. Essi consentono ai dipendenti di coprire le spese alimentari durante la giornata lavorativa senza essere soggetti a tassazione, entro certi limiti. Per le aziende, rappresentano un modo efficace per migliorare il benessere dei propri dipendenti e godere di vantaggi fiscali. Sebbene l’erogazione dei buoni pasto non sia obbligatoria, la loro diffusione è in costante crescita, anche grazie all’evoluzione del lavoro agile e ai cambiamenti nelle modalità di lavoro.

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*I contenuti e le opinioni eventualmente espresse all’interno di questo blog non rappresentano né corrispondono necessariamente al punto di vista dell’Azienda per cui lavoro