Sicurezza informatica nelle PMI: come proteggere dati e attività aziendale

Articolo a cura della Redazione

La sicurezza informatica non è più un problema riservato alle grandi società o alle imprese che gestiscono infrastrutture particolarmente complesse.

Anche le piccole aziende utilizzano quotidianamente email, gestionali, servizi bancari online, piattaforme di fatturazione, archivi digitali e applicazioni contenenti informazioni su clienti e fornitori.

Un malfunzionamento, una password sottratta o un allegato infetto possono quindi interrompere l’attività, rendere inutilizzabili documenti importanti e provocare perdite economiche.

Per questo motivo, la gestione del rischio informatico deve essere considerata parte dell’organizzazione aziendale, esattamente come la gestione finanziaria, assicurativa o amministrativa.

In questo articolo vedremo quali sono le principali minacce per le PMI, come valutare il livello di esposizione della propria attività e quali interventi adottare per ridurre il rischio.

 

Che cosa si intende per rischio informatico aziendale

Il rischio informatico, conosciuto anche come cyber risk, rappresenta la possibilità che un evento legato a sistemi digitali, dispositivi o reti provochi un danno all’azienda.

Il danno può riguardare:

• la perdita o la sottrazione di dati;
• il blocco dei programmi aziendali;
• l’interruzione delle attività;
• l’accesso abusivo agli account;
• la compromissione delle informazioni dei clienti;
• la reputazione dell’impresa;
• i rapporti con fornitori e partner commerciali.

 

Il rischio non nasce esclusivamente dagli attacchi compiuti da criminali informatici. Può derivare anche da errori interni, guasti tecnici, configurazioni sbagliate o assenza di adeguate procedure di sicurezza.

Un computer non aggiornato, una password condivisa tra più dipendenti o un backup mai verificato possono rappresentare vulnerabilità importanti anche in un’impresa con pochi collaboratori.

 

Da dove nascono i rischi informatici

Le cause più frequenti possono essere ricondotte a tre grandi aree.

Problemi tecnici

Rientrano in questa categoria i software obsoleti, i dispositivi non protetti, le reti configurate in modo scorretto e i programmi che non ricevono aggiornamenti regolari.

Ogni vulnerabilità tecnica può diventare un punto di accesso ai sistemi aziendali.

Comportamenti delle persone

Molti incidenti iniziano con un’azione apparentemente banale: l’apertura di un allegato, il clic su un collegamento sospetto o l’inserimento delle credenziali in una pagina falsa.

Anche l’utilizzo della stessa password su più servizi o la condivisione delle credenziali tra colleghi aumenta considerevolmente l’esposizione dell’impresa.

Minacce provenienti dall’esterno

Le aziende possono essere colpite da campagne di phishing, malware, ransomware, tentativi di accesso abusivo e frodi realizzate attraverso email o telefonate.

In molti casi, questi attacchi non sono diretti contro una specifica impresa, ma vengono inviati contemporaneamente a migliaia di destinatari nella speranza che qualcuno commetta un errore.

 

Incidenti accidentali e attacchi intenzionali

Non tutti gli eventi informatici hanno la stessa origine. Una corretta valutazione deve distinguere tra incidenti accidentali e azioni intenzionali.

 

Eventi accidentali

Un incidente può verificarsi senza che vi sia un attacco esterno.

Tra gli esempi più comuni troviamo:

• cancellazione involontaria di file;
• rottura di un computer o di un server;
• errore nella configurazione di un programma;
• perdita di uno smartphone aziendale;
• danneggiamento di un archivio;
• mancata esecuzione del backup;
• interruzione della connessione o dell’alimentazione elettrica.

 

Questi eventi possono comunque provocare un blocco operativo significativo, soprattutto quando l’azienda non dispone di copie aggiornate dei propri dati.

 

Attacchi intenzionali

Gli attacchi intenzionali vengono invece realizzati con lo scopo di sottrarre informazioni, ottenere denaro, assumere il controllo dei sistemi o interrompere l’attività.

In questi casi, alle normali misure organizzative devono essere affiancati strumenti tecnici come antivirus, firewall, autenticazione a più fattori e sistemi di controllo degli accessi.

 

Perché le piccole aziende sono particolarmente esposte

Una piccola impresa può essere un obiettivo interessante perché dispone di dati commerciali, informazioni personali, credenziali bancarie e documenti amministrativi, ma spesso non possiede una struttura informatica dedicata.

Molte PMI utilizzano programmi non aggiornati, dispositivi personali per attività lavorative e password condivise. In alcuni casi, non esistono procedure precise per la gestione degli accessi o per il recupero dei dati.

Un attacco riuscito può determinare conseguenze immediate.

 

Conseguenze operative

L’impresa potrebbe non riuscire ad accedere al gestionale, emettere fatture, consultare gli ordini o comunicare con clienti e fornitori.

Il blocco può durare da alcune ore a diversi giorni, a seconda della gravità dell’incidente e della disponibilità di un backup funzionante.

 

Conseguenze economiche

Ai costi necessari per ripristinare i sistemi possono aggiungersi il mancato fatturato, le spese per l’assistenza tecnica e gli eventuali costi legali o amministrativi.

 

Conseguenze reputazionali

La perdita o la diffusione di dati appartenenti ai clienti può compromettere il rapporto di fiducia costruito nel tempo.

Per alcune attività, soprattutto quelle che gestiscono informazioni riservate, il danno reputazionale può essere persino più grave di quello economico immediato.

 

Le minacce informatiche più comuni per le imprese

Conoscere i principali pericoli aiuta l’azienda a individuare le misure di difesa più adatte.

Phishing e false comunicazioni

Il phishing consiste nell’invio di messaggi che imitano comunicazioni provenienti da banche, fornitori, enti pubblici, corrieri o collaboratori.

L’obiettivo è convincere il destinatario a:

• cliccare su un collegamento;
• aprire un allegato;
• comunicare una password;
• effettuare un pagamento;
• modificare un codice IBAN;
• accedere a un sito fraudolento.

 

Le email possono apparire credibili e contenere loghi, firme e riferimenti reali.

Prima di eseguire pagamenti o modificare coordinate bancarie, è quindi opportuno verificare la richiesta attraverso un canale diverso, ad esempio contattando telefonicamente il fornitore tramite un numero già conosciuto.

 

Malware e ransomware

Il malware è un programma progettato per danneggiare un dispositivo, sottrarre informazioni o assumere il controllo del sistema.

Il ransomware è una delle forme più pericolose: cifra i dati presenti nei dispositivi e ne impedisce l’utilizzo, richiedendo successivamente un pagamento.

Per un’azienda che conserva sullo stesso computer fatture, anagrafiche, preventivi e documenti contrattuali, le conseguenze possono essere particolarmente gravi.

Il pagamento del riscatto non garantisce il recupero delle informazioni. La protezione più efficace rimane la disponibilità di backup aggiornati, separati dai sistemi principali e periodicamente verificati.

 

Furto delle credenziali

Le password possono essere sottratte attraverso email fraudolente, programmi malevoli o violazioni di servizi esterni.

Il rischio aumenta quando la stessa password viene utilizzata su più piattaforme. La compromissione di un solo account può infatti consentire l’accesso anche ad altri servizi aziendali.

Per ridurre il pericolo è opportuno utilizzare password differenti e attivare l’autenticazione a più fattori, soprattutto per:

• posta elettronica;
• servizi bancari;
• gestionali;
• archivi cloud;
• portali amministrativi;
• account dei social aziendali.

 

Frodi nei pagamenti aziendali

Una minaccia particolarmente delicata riguarda le false richieste di pagamento.

Il truffatore può fingere di essere un fornitore, un amministratore o un collaboratore e chiedere il trasferimento di denaro verso un nuovo conto corrente.

In alcuni casi, l’email reale del fornitore viene compromessa e utilizzata per inviare istruzioni apparentemente autentiche.

È quindi consigliabile prevedere una procedura di doppia verifica per modifiche di IBAN, pagamenti urgenti o operazioni di importo elevato.

 

Perdita o danneggiamento dei dati

Non tutti i problemi dipendono da un attacco.

Un disco rigido può smettere di funzionare, uno smartphone può essere smarrito e un file importante può essere cancellato per errore.

Senza un sistema di backup, anche un semplice guasto può trasformarsi in un’interruzione prolungata dell’attività.

 

Interruzioni dei servizi online

Le imprese che utilizzano e-commerce, portali clienti o gestionali accessibili tramite Internet possono subire interruzioni dei servizi.

Tra le cause possono esserci guasti del fornitore, problemi di rete o attacchi progettati per rendere un sito temporaneamente irraggiungibile.

Per le aziende fortemente dipendenti dai servizi digitali è importante valutare preventivamente quali attività potrebbero proseguire anche in caso di indisponibilità temporanea dei sistemi.

 

Come effettuare una valutazione del rischio informatico

La gestione della sicurezza non consiste semplicemente nell’installare un antivirus.

Occorre prima comprendere quali informazioni e strumenti sono indispensabili per il funzionamento dell’impresa.

 

1. Individuare i dati importanti

Il primo passo consiste nel creare un elenco delle informazioni la cui perdita causerebbe un danno significativo.

Possono rientrare in questa categoria:

• dati di clienti e fornitori;
• documenti contrattuali;
• fatture e documentazione contabile;
• archivi del personale;
• preventivi e ordini;
• credenziali di accesso;
• progetti e documenti riservati.

 

Per ciascun dato bisogna sapere dove viene conservato, chi può consultarlo e se esiste una copia recuperabile.

 

2. Censire dispositivi e programmi

L’azienda dovrebbe conoscere tutti gli strumenti collegati alla propria rete:

• computer;
• notebook;
• smartphone;
• tablet;
• stampanti connesse;
• sistemi di videosorveglianza;
• dispositivi utilizzati per il lavoro da remoto.

È inoltre necessario verificare quali programmi vengono utilizzati e se ricevono aggiornamenti regolari.

 

3. Controllare gli accessi

È importante sapere chi può accedere ai sistemi e con quali autorizzazioni.

Non tutti i collaboratori devono poter consultare ogni informazione. Gli accessi dovrebbero essere assegnati in base alle effettive necessità operative.

 

Quando un dipendente o un collaboratore interrompe il rapporto con l’azienda, le sue credenziali devono essere disattivate tempestivamente.

 

4. Valutare probabilità e conseguenze

Ogni rischio può essere valutato considerando due elementi:

• la probabilità che l’evento si verifichi;
• la gravità delle conseguenze per l’impresa.

Una password debole utilizzata quotidianamente su un account importante rappresenta, ad esempio, un rischio più urgente rispetto a un’eventualità molto improbabile con effetti limitati.

 

5. Stabilire le priorità

Le situazioni caratterizzate da elevata probabilità ed elevato impatto devono essere affrontate per prime.

Per molte PMI, le priorità iniziali sono:

• realizzare backup affidabili;
• aggiornare programmi e dispositivi;
• attivare l’autenticazione a più fattori;
• separare gli account personali da quelli aziendali;
• formare il personale;
• definire una procedura per gli incidenti.

 

L’obiettivo non è azzerare ogni rischio, risultato difficilmente raggiungibile, ma ridurre la probabilità di un incidente e limitarne le conseguenze.

 

Come migliorare la sicurezza informatica aziendale

Le misure più efficaci non sono necessariamente le più costose. In molti casi, l’azienda può migliorare sensibilmente il proprio livello di protezione attraverso interventi organizzativi e tecnici di base.

 

Aggiornare regolarmente i sistemi

Gli aggiornamenti correggono vulnerabilità che potrebbero essere sfruttate per accedere ai dispositivi.

È importante mantenere aggiornati:

• sistema operativo;
• browser;
• programmi di posta elettronica;
• gestionale;
• antivirus;
• applicazioni installate;
• dispositivi collegati alla rete.

 

I software non più supportati dal produttore dovrebbero essere sostituiti.

 

Utilizzare password robuste e differenti

Ogni servizio dovrebbe avere una password diversa.

Un password manager può aiutare a generare e conservare credenziali complesse senza doverle memorizzare tutte.

È inoltre opportuno evitare password contenenti nomi dell’azienda, date di nascita, numeri di telefono o parole facilmente riconducibili all’attività.

 

Attivare l’autenticazione a più fattori

L’autenticazione a più fattori richiede una seconda verifica oltre alla password.

Può trattarsi di un codice generato da un’applicazione, di una conferma sullo smartphone o di un dispositivo fisico.

Questa misura riduce il rischio che una password sottratta possa essere utilizzata immediatamente da un soggetto esterno.

 

Proteggere rete e dispositivi

 

Antivirus, firewall e sistemi di protezione degli endpoint rappresentano livelli di difesa fondamentali.

È inoltre consigliabile separare, quando possibile, la rete utilizzata dagli ospiti da quella impiegata per i dispositivi aziendali.

Anche smartphone e tablet devono essere protetti con codici di accesso, aggiornamenti e sistemi di blocco o cancellazione da remoto.

 

Limitare le autorizzazioni

Ogni utente dovrebbe disporre esclusivamente degli accessi necessari per svolgere il proprio lavoro.

Limitare le autorizzazioni riduce il rischio che un account compromesso consenta di raggiungere tutti i dati dell’impresa.

Gli account amministrativi dovrebbero essere utilizzati soltanto quando necessario e non per le normali attività quotidiane.

 

Formare periodicamente il personale

La sicurezza informatica dipende anche dalla capacità delle persone di riconoscere situazioni anomale.

La formazione dovrebbe aiutare i collaboratori a:

• identificare email sospette;
• controllare il mittente;
• evitare allegati non richiesti;
• verificare le richieste di pagamento;
• proteggere le password;
• segnalare immediatamente eventuali errori.

 

Un dipendente che segnala subito di aver cliccato su un collegamento sospetto permette all’azienda di intervenire prima che il problema si estenda.

 

Cloud e backup: due strumenti diversi ma complementari

 

L’utilizzo del cloud può migliorare l’accessibilità e la continuità dei servizi, ma non elimina automaticamente ogni rischio.

La sicurezza dipende dalla qualità del fornitore, dalle configurazioni adottate e dal comportamento degli utenti.

 

Quali vantaggi offre il cloud

Un servizio cloud può consentire:

• aggiornamenti gestiti centralmente;
• accesso ai dati da più sedi;
• riduzione della dipendenza da un singolo computer;
• sistemi di protezione professionali;
• maggiore facilità nella gestione delle copie di sicurezza.

 

Prima di scegliere un fornitore, l’impresa dovrebbe verificare le condizioni contrattuali, le procedure di recupero dei dati, i sistemi di autenticazione disponibili e le modalità di assistenza.

 

Perché il cloud non sostituisce il backup

Salvare un file nel cloud non significa necessariamente disporre di un backup indipendente.

Un file cancellato, modificato o cifrato da un ransomware potrebbe essere sincronizzato anche sugli altri dispositivi.

È quindi importante prevedere copie separate e recuperabili.

Una strategia efficace può comprendere:

• una copia operativa dei dati;
• una seconda copia su un sistema differente;
• una copia esterna o non costantemente collegata alla rete;
• verifiche periodiche del ripristino.

Un backup che non è mai stato testato potrebbe risultare incompleto proprio nel momento del bisogno.

 

Come intervenire dopo un incidente informatico

Anche un’azienda ben organizzata può subire un incidente. La rapidità della risposta può ridurre notevolmente i danni.

Isolare il dispositivo coinvolto

In presenza di comportamenti sospetti, il computer dovrebbe essere disconnesso dalla rete cablata e dal Wi-Fi.

Questa operazione può limitare la diffusione del malware e impedire ulteriori comunicazioni con l’esterno.

Il dispositivo non dovrebbe essere utilizzato fino alla verifica da parte di un tecnico competente.

Evitare interventi improvvisati

Cancellare file, reinstallare programmi o spegnere ripetutamente il dispositivo potrebbe rendere più difficile comprendere l’origine dell’incidente.

È preferibile annotare cosa è accaduto, l’orario, i messaggi visualizzati e le operazioni effettuate prima del problema.

Modificare le credenziali

Se si sospetta un furto di password, le credenziali devono essere modificate da un dispositivo sicuro.

È opportuno iniziare dagli account più importanti, come email, home banking, servizi cloud e gestionali.

Verificare il coinvolgimento dei dati personali

Quando l’incidente riguarda dati di clienti, dipendenti o fornitori, è necessario valutare tempestivamente la situazione con il supporto di professionisti competenti.

L’azienda dovrà verificare la natura delle informazioni coinvolte e gli eventuali adempimenti previsti dalla normativa sulla protezione dei dati.

Ripristinare i sistemi da copie affidabili

Il recupero deve essere effettuato utilizzando un backup integro e precedente all’incidente.

Prima di ricollegare i dispositivi alla rete, è necessario verificare che la minaccia sia stata rimossa e che le vulnerabilità utilizzate per l’attacco siano state corrette.

Analizzare quanto accaduto

Dopo il ripristino è importante comprendere:

• come è iniziato l’incidente;
• quali sistemi sono stati coinvolti;
• perché le protezioni non hanno funzionato;
• quali procedure devono essere modificate;
• quali ulteriori investimenti sono necessari.

 

Ogni incidente può diventare un’occasione per rafforzare l’organizzazione aziendale.

 

Investire nella sicurezza senza compromettere la liquidità

Proteggere l’azienda può richiedere l’acquisto o il rinnovo di:

• computer e server;
• dispositivi di rete;
• sistemi di backup;
• software gestionali;
• soluzioni cloud;
• strumenti di protezione informatica;
• sistemi di videosorveglianza e controllo degli accessi;
• servizi di assistenza e formazione.

 

Non sempre è conveniente sostenere l’intero investimento utilizzando immediatamente la liquidità aziendale.

In base alla tipologia di bene o servizio, l’impresa può valutare strumenti finanziari che permettono di distribuire il costo nel tempo, come finanziamenti, leasing o formule di noleggio operativo.

La scelta deve essere effettuata considerando il costo complessivo, la durata dell’investimento, la situazione economica dell’azienda e la capacità di sostenere i pagamenti periodici.

 

Checklist per la sicurezza informatica della tua impresa

Per una prima verifica, prova a rispondere a queste domande:

• Tutti i computer aziendali ricevono aggiornamenti regolari?
• Le password sono diverse per ogni servizio?
• È attiva l’autenticazione a più fattori sugli account principali?
• I dati vengono copiati automaticamente?
• Il ripristino dei backup è stato verificato?
• Gli accessi sono assegnati in base al ruolo?
• Gli account degli ex collaboratori vengono disattivati?
• Esiste una procedura per verificare le modifiche degli IBAN?
• Il personale sa riconoscere un’email sospetta?
• È stato definito chi contattare in caso di incidente?

 

Se molte risposte sono negative, è opportuno programmare un intervento graduale, iniziando dai rischi con maggiore probabilità e impatto.

 

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